Nhân viên hành chính là gì và bao gồm những công việc nào?

Nhân viên hành chính là gì và bao gồm những công việc nào?

Việc Làm

10/01/2020

Bộ phận hành chính là bộ phận gần như hiển nhiên trong bất kỳ một cơ quan nào. Do đó cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. Nhưng bạn đã biết rõ về công việc của một nhân viên hành chính?

1. Tìm hiểu chung?

Tính chất công việc hành chính: 

Nhân viên hành chính là gì

  • Công việc tiếp xúc với những giấy tờ thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên và tài sản của doanh nghiệp, tổ chức. Có tính đa dạng, bao quát. Thống nhất công việc của các phòng ban khác trong công ty và hầu như các việc trong và ngoài công ty.
  • Một cuộc sống an nhàn và không nhiều thay đổi, môi trường làm việc ít áp lực sẽ là đặc trưng của công việc này.
  • Nhân viên hành chính: là người chịu trách nhiệm về các công việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thực thi các công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung, theo dõi sự thay đổi trong nội quy, quy định công ty cũng như các chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc 

Thường chia thành các nhóm việc sau:

  • Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đối với khách hàng thì thực hiện đón khách, xử lý những thông tin ban đầu nhận được và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng giải quyết.
  • Thư ký hỗ trợ: chuẩn bị những hồ sơ, thiết bị cần thiết cho các buổi hội họp, phỏng vấn,… sắp xếp lịch làm việc, lịch hẹn,…
  • Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: quản lý, lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ của nhân; soạn thảo, giao, nhận văn thư, các giấy tờ liên quan đến nhân viên, tổ chức, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
  • Chấm công, thực thi chính sách: thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên;  theo dõi, đảm bảo thực hiện các nội quy, quy định của công ty
  • Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: Mua, kiểm kê các tài sản của công ty, thực hiện những yêu cầu phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên
  • Duy trì môi trường làm việc: hỗ trợ các sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức: du lịch, teambuilding,… hay chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ 
  • Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.
  • Vì tính chất giấy tờ của công việc, nhân viên hành chính sẽ làm việc đa phần toàn thời gian ở văn phòng, và chỉ đi ra ngoài để lộ tất cả các khoản chi phí, hóa đơn, thủ tục, giấy tờ cho công ty.

2. Nhân viên hành chính cần có tiêu chuẩn gì?

Trình độ học vấn/chuyên  môn:

Nhân viên hành chính là gì

  • Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa học xã hội nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng.
  • Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
  • Bằng tiếng Anh loại A trở lên
  • Có kiến thức về công việc, công tác hành chính.

Kỹ năng:

  • Chữ viết đẹp rõ ràng.
  • Kỹ năng giao tiếp khéo léo, tốt
  • Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.
  • Khả năng ngoại ngữ là yêu cầu thiết yếu.
  • Sử dụng thành thạo Word, Excel.
  • Kỹ năng teamwork, có khả năng hợp tác tốt trong một tập thể

Phẩm chất cá nhân:

  • Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn, cẩn thận, tỉ mỉ, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp
  • Công việc nhẹ nhàng nhưng có tính liên tục nên cần sức khỏe
  • Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.
  • Luôn đúng hẹn, đáng tin cậy
  • Tuân thủ đúng quy định, quy tắc của công ty
  • Yêu thích các công việc liên quan tới hồ sơ, giấy tờ …

3. Nhân viên hành chính có mức lương bao nhiêu?

  • Nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):
  • Nhân viên tiếp tân: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
  • Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
  • Thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):
  • Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
  • Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
  • Quản trị:

+ Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

+ Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager) (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)

Trên đây là những thông tin về nhân viên hành chính văn phòng mà bạn có thể tham khảo. Nếu bạn muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài và không quá biến động thì đây là một công việc đáng thử.

Theo dõi chúng tôi